IT-Verwertung im Insolvenz­verfahren: Worauf Insolvenz­verwalter achten sollten

Ich kaufe als Händler gebrauchte Business-Laptops, PCs und Monitore an, auch aus Insolvenzverfahren. Dieser Artikel fasst zusammen, was mir in der Praxis immer wieder begegnet – aus Sicht des Käufers, nicht des Juristen. Die rechtliche Prüfung im Einzelfall liegt beim Verwalter; dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.

Warum IT schnell verwertet werden sollte

Gebrauchte IT ist keine Ware, die durch Lagern besser wird. Die Preise für Laptops und PCs orientieren sich daran, wie alt eine Prozessorgeneration ist und was vergleichbare Geräte gerade am Markt kosten. Mit jeder neuen Modellgeneration rutschen ältere Geräte eine Preisstufe tiefer.

Dazu kommen die Kosten, die der Bestand verursacht, solange er nicht verwertet ist: Miete für Räume, die eigentlich zurückgegeben werden sollen, Einlagerung, Versicherung, Zeitaufwand für Besichtigungen. Bei einer Räumungsfrist entsteht zusätzlich Zeitdruck, der die Verhandlungsposition verschlechtert.

Rechtlich hat der Verwalter das zur Masse gehörende Vermögen nach dem Berichtstermin unverzüglich zu verwerten, soweit Beschlüsse der Gläubigerversammlung nicht entgegenstehen (§ 159 InsO). Im Eröffnungsverfahren steht dagegen die Sicherung im Vordergrund. Ob und was dort schon verwertet werden darf, ist eine Frage des Einzelfalls.

Datenschutz: Was auf den Geräten liegt

Auf Firmenlaptops und PCs liegen fast immer personenbezogene Daten: E-Mails, Kundendaten, Personalunterlagen, Buchhaltung, im Browser gespeicherte Passwörter. Bei Arztpraxen, Pflegediensten oder Kanzleien kommen besondere Kategorien personenbezogener Daten hinzu, etwa Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO).

Verantwortung des Verwalters

Mit der Eröffnung geht die Verwaltungs- und Verfügungsbefugnis über das Vermögen auf den Verwalter über (§ 80 InsO). Damit liegt auch die Verantwortung dafür, dass die Daten auf den Geräten geschützt bleiben, nicht mehr beim Geschäftsführer, der das Unternehmen verlassen hat. Die DSGVO verlangt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO) und dass dies nachgewiesen werden kann (Art. 5 Abs. 2 DSGVO).

Praktisch heißt das: Ein Gerät sollte den Standort nur verlassen, wenn entweder die Daten vorher gelöscht wurden oder der Käufer die Löschung als Dienstleister übernimmt und das vertraglich geregelt ist. Im zweiten Fall wird in der Regel ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

Formatieren ist keine Löschung

Dateien löschen, Formatieren oder „Diesen PC zurücksetzen“ entfernen Daten nicht zuverlässig. Sicher gelöscht ist ein Datenträger erst, wenn er mit einem anerkannten Verfahren vollständig bereinigt und das Ergebnis überprüft wurde. Bei SSDs kommt hinzu, dass einfaches Überschreiben nicht zwingend alle Speicherbereiche erreicht. Die Einzelheiten habe ich im Artikel Wann sind Daten auf einem Laptop wirklich gelöscht? beschrieben.

Löschnachweis und physische Vernichtung

Für die Akte brauchen Sie einen Nachweis pro Datenträger: Seriennummer, Datenträgertyp, Verfahren, Datum und Ergebnis der Verifikation. Ein pauschales Schreiben „alle Geräte wurden gelöscht“ ist im Zweifel wenig wert.

Datenträger, die defekt sind oder sich nicht löschen lassen, werden physisch vernichtet. Auch dafür gehört ein Nachweis in die Akte. Wenn der Bestand ohnehin kaum Wiederverkaufswert hat, kann die Vernichtung aller Datenträger die einfachere Lösung sein; die Geräte selbst lassen sich dann oft noch als Ersatzteilträger verwerten.

Rechte Dritter vor dem Verkauf klären

Gerade bei IT gehört ein erheblicher Teil der Geräte oft nicht dem Schuldner. Das sollte vor dem Verkauf geklärt sein, nicht danach.

• Leasing und Miete: Eigentümer ist der Leasinggeber bzw. Vermieter. Er kann die Herausgabe verlangen (Aussonderung, § 47 InsO). Diese Geräte können nicht ohne seine Zustimmung verkauft werden.
• Eigentumsvorbehalt: Beim einfachen Eigentumsvorbehalt bleibt der Lieferant bis zur vollständigen Bezahlung Eigentümer. Bei verlängerten oder erweiterten Formen kann die Einordnung abweichen.
• Sicherungsübereignung: Häufig hat eine Bank das Inventar als Sicherheit übereignet bekommen. Sie hat dann ein Recht auf abgesonderte Befriedigung (§ 51 Nr. 1 InsO). Hat der Verwalter die Sachen in Besitz, darf er sie grundsätzlich selbst verwerten (§ 166 Abs. 1 InsO), muss dem Gläubiger aber vorher mitteilen, wie er veräußern will, damit dieser auf eine günstigere Möglichkeit hinweisen kann (§ 168 InsO).

Hinweise auf Rechte Dritter finden sich oft im Anlagenverzeichnis, in Leasing- und Mietverträgen in der Buchhaltung oder direkt am Gerät: Viele Leasinggesellschaften kleben eigene Inventaraufkleber auf. Wenn die Klärung länger dauert, ist eine Teilverwertung der freien Positionen möglich; die übrigen folgen später.

Vorbereitung: Was vor der Besichtigung hilft

Inventarliste

Eine Liste mit Hersteller, Modell und Seriennummer ist die beste Grundlage für ein belastbares Angebot. Sie muss nicht perfekt sein. Oft gibt es sie bereits: im Anlagenverzeichnis, in der Geräteverwaltung des Unternehmens oder beim IT-Dienstleister des Schuldners. Fotos der Typenschilder reichen für den Anfang auch.

BIOS-, MDM- und Diebstahlschutz-Sperren

Sperren sind in Insolvenzfällen das häufigste Problem, weil der frühere Administrator oft nicht mehr erreichbar ist. Gesperrte Geräte lassen sich meist nur als Ersatzteilträger verkaufen.

• BIOS-/Supervisor-Passwort: Bei vielen Business-Laptops lässt es sich ohne Kenntnis des Passworts nicht ohne Weiteres entfernen.
• Geräteverwaltung (MDM): Geräte, die in Microsoft Intune oder Autopilot registriert sind, melden sich nach dem Zurücksetzen wieder beim alten Unternehmen an. Sie müssen dort abgemeldet werden.
• Apple-Aktivierungssperre: Sie muss über die Apple-ID des Nutzers oder über Apple Business Manager aufgehoben werden.
• Diebstahlschutz: Lösungen wie Absolute (Computrace) sind teils in der Firmware verankert und müssen beim Anbieter deaktiviert werden.

Es lohnt sich deshalb, früh zu klären, wer noch Zugang zur Geräteverwaltung oder zum Konto beim IT-Dienstleister hat.

Zubehör

Netzteile, Dockingstations und Monitore gehören zum Bestand und sollten nicht getrennt in Kisten verschwinden. Ein Laptop ohne Netzteil ist weniger wert, und Dockingstations und Monitore lassen sich in der Regel mitverwerten.

Verkaufswege: ehrliche Vor- und Nachteile

Gesamtabnahme oder Einzelverkauf

Beim Einzelverkauf lässt sich für gute Geräte pro Stück meist mehr erzielen. Dafür entstehen Aufwand für Fotos, Inserate, Kommunikation und Versand, und es bleiben am Ende Restposten übrig. Beim Verkauf an Verbraucher gelten außerdem Verbraucherschutzvorschriften; die Gewährleistung lässt sich dann nicht vollständig ausschließen.

Bei der Gesamtabnahme übernimmt ein Käufer den gesamten Bestand einschließlich Defektgeräten und Zubehör. Der Preis pro Gerät ist niedriger, dafür ist der Standort in einem Schritt geräumt, und die Entsorgung nicht verwertbarer Restposten ist Teil des Angebots, statt separat organisiert werden zu müssen. Ob für eine Veräußerung im Ganzen die Zustimmung der Gläubigerorgane erforderlich ist, ist im Einzelfall zu prüfen.

Festpreis oder Auktion

Eine Auktion bildet den Marktpreis transparent ab und ist im Insolvenzbereich ein etablierter Weg. Dem stehen Kosten und Aufgelder, ein ungewisses Ergebnis und ein höherer organisatorischer Aufwand gegenüber, etwa bei der Abholung durch viele einzelne Käufer. Die Datenlöschung muss zudem vorher separat organisiert werden.

Ein Festpreisangebot bringt Planungssicherheit, sofern der Bestand dem entspricht, was dem Angebot zugrunde lag, und einen einzigen Vertragspartner, der Abholung und Löschung übernimmt. Der Nachteil: Ob der Preis marktgerecht ist, lässt sich nur durch Vergleich beurteilen. Bei größeren Beständen ist es sinnvoll, mehrere Angebote einzuholen und darauf zu achten, dass sie auf derselben Grundlage beruhen, also mit oder ohne Defektgeräte, Zubehör und Löschung.

Dokumentation für die Akte

Am Ende sollten folgende Unterlagen vorliegen:

• Kaufvertrag mit Kaufpreis, Umfang und Regelung zu Gewährleistung und Datenlöschung
• Geräteliste mit Seriennummern, abgestimmt auf den Kaufvertrag
• Übergabeprotokoll mit Datum, Stückzahl und Unterschrift beider Seiten
• Löschnachweise pro Datenträger bzw. Nachweise über die Vernichtung
• Rechnung bzw. Gutschrift und Zahlungsnachweis
• gegebenenfalls Auftragsverarbeitungsvertrag und Freigaben von Leasinggebern oder Sicherungsgläubigern

Wichtig ist, dass die Seriennummern auf Geräteliste, Übergabeprotokoll und Löschnachweisen zusammenpassen. Nur so lässt sich später für jedes Gerät nachvollziehen, wohin es gegangen ist und was mit den Daten passiert ist.

Checkliste

• Rechte Dritter geklärt: Leasing, Miete, Eigentumsvorbehalt, Sicherungsübereignung
• Sicherungsgläubiger über die geplante Veräußerung informiert
• Inventarliste mit Modell und Seriennummer erstellt oder angefordert
• Sperren geprüft: BIOS, MDM/Autopilot, Apple-Aktivierungssperre, Diebstahlschutz
• Zubehör (Netzteile, Docks, Monitore) beim Bestand gelassen
• Verfahren für Datenlöschung und Nachweis festgelegt, ggf. AV-Vertrag
• Verkaufsweg entschieden, vergleichbare Angebote eingeholt
• Kaufvertrag, Geräteliste, Übergabeprotokoll und Löschnachweise in der Akte